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Empresa
Cases - História de sucesso

Transcrição da Revista Informação IBM de 1992 N°.57

Centralização e participação

Nos moldes da filosofia peculiar da empresa, centralizada e com uma administração participativa, a informática, na Casa Bahia, apóia-se num mainframe IBM
e mantém todo seu processo online, contribuindo para a redução de custos. Com este modelo, a administração do conglomerado torna-se tão simples quanto administrar uma única loja.

Os sistemas de informações englobam vários fluxos de processos horizontais da empresa com fortes características de integração. Aplicação clássica em uma empresa de comércio, o Sistema de Gestão de Cliente na Casa Bahia tem como principal chave de acesso o nome do freguês, em vez do número do contrato, como usual. O cadastro consta de dois milhões de pessoas, sendo setecentas mil ativas.

- Essa solução nos mantém próximos dos fregueses, possibilitando, a partir do seu nome, identificar todo o seu histórico dentro da Casa Bahia. A concessão
do crédito leva muito mais em consideração as necessidades do cliente do que os riscos da empresa, diz Avraham Richtenberg, gerente do CPD.

Estes históricos acham-se disponíveis aos funcionários, sem restrições, através de terminais de vídeo instalados na maioria das lojas da rede.
Além das informações sobre o crédito pessoal e mercadorias adquiridas ao longo do tempo, o vendedor tem também acesso ao SPC.

Outro sistema fundamental é o de Gestão de Mercadoria. O processo inicia-se na compra da mercadoria junto ao fornecedor, passa por seu recebimento, codificação, estocagem, distribuição nas lojas e vai até a entrega do produto ao cliente. O vendedor tem a disponibilidade de consulta aos depósitos,
facilitando a proposição de alternativas, caso o desejado pelo freguês não esteja disponível.

As frentes de loja estão também automatizadas com PDVs, desenvolvidos em conjunto com a IBM. A Casa Bahia está participando de um projeto-piloto para utilização da família IBM 4680, o que há de mais avançado na área de PDVs.

Um outro ponto forte na automação das lojas é a rede de comunicação eletrônica, em OfficeVision , propiciando a transmissão de comunicados diários, como circulares, memorandos, ofertas de vendas e promoções. No escritório, além do OfficeVision , os sistemas de automação incluem o Lótus, com peculiaridade
de se achar ligado ao mainframe .

Ao mesmo tempo, o sistema de compras inicia a emissão de ordens de reposição dos estoques e a emissão de pedidos para os fornecedores.

As concessionárias dispõem de sistemas de alta sofisticação, utilizando o mesmo mainframe de cadeia de lojas. Recentemente, foi desenvolvido um sistema
de orçamentos e de acompanhamento de veículo em todas as fases e seções por que passar, com o controle do gasto de peças, de material e da mão-de-obra, aumentando a eficiência e evitando o desperdício. A ligação direta com a Autolatina permite a transmissão dos artigos disponíveis para faturamento (veículos e peças), previsão financeira e lista de preços.

Para a Interjob, responsável pela mídia da organização, foi desenvolvido um modelo de negócios cujo primeiro módulo já se encontra implantado: trata-se da distribuição de verbas de acordo com uma programação hipotética para mídia eletrônica, baseada em pesquisas fornecidas pelo Ibope. Isto permite direcionar as verbas de publicidade para os programas com maior índice de audiência.

Facilitando as decisões

Os sistemas gerenciais e de apoio à decisão implantados na Casa Bahia garantem a análise diária do desempenho de todas as gerências, lojas e vendedores.

Graças a essa eficiência, o diretor-presidente, Samuel Klein, assim como os gerentes de sua rede - as informações são compartilhadas por todos, dentro do espírito da empresa, voltado para resultados - podem tornar as decisões imprescindíveis, em cima dos fatos.

A vez do usuário final

A utilização da informática na Casa Bahia divide-se em dois momentos distintos, que representam a evolução natural de uma mesma filosofia. Numa primeira
fase, a informática exerceu um papel de retaguarda, voltada exclusivamente para a consolidação das posições diárias da empresa (estoque, carteiras, contabilidade, folhas, etc).

A implantação plena deste processo permitiu uma mudança radical no uso do computador, direcionado para as operações financeiras da empresa, assegurando um retorno bem mais significativo do capital investido.

A informática não ficou mais restrita ao CPD, passando a ser utilizada na área de negócio, como um valioso auxiliar de vendas. Na realidade, a área de informática deixou de ser um centro de custo, passando a ser encarado como um centro de lucro, enfatiza Avraham. 

Na transição de uma fase para outra foram fundamentais as decisões de sofisticar a administração de dados e de agilizar as comunicações, com primazia para o usuário final.

Em última análise, todas as operações dependem dele, observa Avraham. Decidimos então, que, por assim dizer, o CPD teria de ir ao encontro dos usuários.

Teria e foi. Bem mais trabalhoso foi cumprir a resolução de ampliar e aprimorar a administração de dados, um processo por si só complexo e penoso, que exige
o mapeamento de todos os negócios da empresa, sua conversão em dados e a conseqüente transposição para uma base corporativa única. Difícil, mas por
isso mesmo um desafio mais instigante.

E como os desafios existem para serem superados, hoje, poucas empresas atingiram, como a Casa Bahia, um estágio tão avançado na administração de dados.
Foi assim: em parceria com uma empresa de consultoria, a Forma Informática, a Casa Bahia iniciou um processo de modelagem de seus negócios, com o levantamento, estudo e cadastramento de todos os processos e fluxos de informação
da empresa.
Para se atingir tais objetivos, foram utilizadas técnicas de última geração - entre as quais o JAD ( Joint Application Development ), o MER (Modelo Entidade Relacionamento) e o DFD (Diagrama de Fluxo de Dados), com o suporte de uma ferramenta
CASE, customizada para as necessidades da empresa: O PC-Case do IBPI. 
A partir desta metodologia foi possível desenvolver um isstema complexo, denominado EAD-Entrega Automática ao Depósito - que centraliza no vendedor a responsabilidade pela entrega de produtos ao cliente. Na hora da venda, são colocadas no sistema todas as informações (nome, endereço, produto, sistema de pagamento etc).
O sistema reserva automaticamente a mercadoria no depósito, processa o zoneamento de acordo com o local e a carga dos veículos e estabelece com o cliente
a data da entrega e emite a nota fiscal. 

Parceria com a IBM

O alinhamento com a IBM foi uma resolução tomada no início do processo de informatização da Casa Bahia, após uma ponderação madura dos profissionais envolvidos, conforme lembra Avraham:

- Todos sabemos que a tarefa mais importante, no dia-a-dia de um CPD, é o desenvolvimento de aplicações de suporte às necessidades de negócios.
Por conhecermos muito bem essa realidade, foi que decidimos confiar à IBM o direcionamento da tecnologia de hardware e software da Casa Bahia.

Ao longo dos anos, essa parceria vem dando excelentes resultados. Hoje, a Casa Bahia dispõe de uma das maiores estruturas de informática da área de varejo
do País, centralizada em um IBM 3090-18J, 600 terminais de vídeo e 150 PDVs, sendo a capacidade de armazenamento em disco rígido de 20 gigabytes.

Com 100 funcionários, a área de informática está dividida em três setores: Desenvolvimento, Produção e Suporte Técnico, orquestrados, respectivamente, pelos gerentes Adonis Fogaça, Edson Luiz Selotto e Valdemir Nunes da Silva, sob a batuta de Avraham Richtenberg. A harmonia vem sendo excelente, apesar das dificuldades de cada conquista.

- Não se consegue nada com facilidade, sobretudo numa área tão dinâmica como a informática, diz Avraham.

Sim. Fazemos Rightsizing

As diretrizes de uma empresa, por mais sábias
que sejam, são sempre teóricas, um somatório de princípios que, para se tornarem realidade, devem
ser introduzidos e absorvidos na prática cotidiana,
num processo que passa, de forma crescente,
pelo meridiano da informática.

A opção da Casa Bahia foi pelo desenvolvimento
de sistemas corporativos, com todos os níveis de informação fornecidos pelo computador central.

Dessa maneira, a empresa buscou evitar a disseminação do uso de microcomputadores de forma desordenada e desintegrada, e reduzir custos, como ressalta Avraham.

- Nossa preocupação é extrair os melhores resultados de um sistema, com o menor custo possível. Como premissa,
cada aplicação deve ser executada na plataforma mais adequada, sem perder a garantia do investimento.

Essa premissa revela uma posição flexível da empresa, aberta a novos caminhos, desde que resguardados seus interesses.

Alinhada às diretrizes IBM (SAA, AD/Cycle, DB2, CSP) através da implantação de uma metodologia de desenvolvimento de sistemas, a Casa Bahia analisa as últimas alternativas de plataformas oferecidas ao mercado: AS/400, OS/2, RISC System/6000.

- Em verdade, nos sentimos muito à vontade para estudar possíveis descentralizações, quando e onde se fizerem necessárias, resume Avraham.

Investindo apenas 1% de seu faturamento na área de informática, a Casa Bahia consegue, mesmo abaixo da média de investimento do setor, ao redor de
1,5%, manter modernizado seu parque de processamento de dados.

 
 

Avraham: extrair os melhores resultados
do sistema com o menor custo possível.







 
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